Jika ada satu hal yang ditunjukkan oleh pandemi global kepada kita, itu adalah kerja jarak jauh, dalam skala global, dapat dan berhasil. Banyak perusahaan telah membuktikan bahwa produktivitas dan efisiensi dapat dipertahankan ketika staf mereka pindah dari kantor ke bekerja dari rumah.
Namun, itu tidak berarti bahwa kerja jarak jauh adalah jawaban untuk segalanya. Muncul dengan sejumlah kelemahan, terutama, rasa isolasi dan pemutusan bagi mereka yang bekerja dari jarak jauh.
Jawabannya, banyak yang percaya, adalah dengan menggunakan virtual office.
Ada alat baru untuk kerja jarak jauh yang bermunculan setiap hari, banyak di antaranya adalah solusi virtual office.
Singkatnya, virtual office adalah ruang online yang dirancang untuk mereplikasi kantor dan membuat tim jarak jauh merasa seperti berada di lokasi yang sama.
Apa itu virtual office?
Ada sejumlah definisi dan praktik kerja yang berbeda yang dianggap virtual:
- Alamat surat bisnis tertentu yang berbeda dari tempat Anda bekerja
- Resepsionis virtual
- Ruang pertemuan drop-in untuk pekerja jarak jauh
Tetapi untuk artikel ini secara khusus kita berbicara tentang ruang virtual office dalam arti yang paling literal – ruang online bagi pekerja jarak jauh untuk berkumpul yang beroperasi sebagai ruang kantor yang dibuat melalui platform.
Bagaimana sebenarnya ruang virtual office bekerja?
Ruang virtual office dirancang khusus untuk memberi pekerja jarak jauh Anda akses ke lingkungan kantor, sambil tetap memungkinkan mereka bekerja dari rumah (atau di mana saja).
Ruang virtual office ditata seperti yang Anda harapkan dari sebuah kantor, dengan meja virtual dan ruang pertemuan virtual.
Anda dapat membuat kantor individu atau ruang kerja terbuka, yang akan memiliki fungsi yang sama seperti yang Anda dapatkan di kantor nyata (komunikasi terbuka di kantor terbuka atau ketukan di pintu untuk kantor tertutup misalnya).
Virtual office kemudian memungkinkan tim Anda untuk bekerja seperti biasanya di kantor:
Lihat siapa yang ada di kantor – pandangan sekilas ke layar memungkinkan Anda mengetahui siapa yang ada di kantor, siapa yang sibuk, dan siapa yang sedang pergi, sama seperti pencarian cepat dari meja Anda di kantor yang sebenarnya.
Komunikasi cepat – pesan instan lebih efektif ketika Anda dapat melihat siapa yang bekerja. Virtual office juga akan memungkinkan panggilan video dan audio instan untuk pertanyaan cepat yang sering ditanyakan saat berada di kantor.
Ruang Rapat Virtual – rapat juga cepat dan mudah dengan semua orang dapat melakukan panggilan video dalam sekejap. Serangkaian fitur tambahan seperti papan tulis atau presentasi layar berbagi berarti Anda memiliki fungsi yang persis sama tanpa tim Anda harus meninggalkan meja mereka.